1. Informacje o administratorze
Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu smartklucze.pl jest smartklucze.pl (dalej: „my”). Możesz się z nami skontaktować przez formularz kontaktowy na naszej stronie lub wysyłając e-mail na adres kontakt@smartklucze.pl.
2. Czym jest serwis i jakie role pełnimy
smartklucze.pl to aplikacja dla firm (w szczególności budowlanych) do zarządzania obiegiem kluczy: rejestrowania kluczy, przypisywania ich osobom wypożyczającym oraz odnotowywania wydań i zwrotów — także przez zbliżenie tagu NFC do telefonu.
W związku z tym pełnimy dwie role:
- – administratora — w zakresie danych użytkowników serwisu (konta i logowanie), danych z formularza kontaktowego oraz danych technicznych,
- – podmiotu przetwarzającego — w zakresie danych wprowadzanych do aplikacji przez firmę korzystającą z serwisu (np. imiona, nazwiska i numery telefonów osób wypożyczających klucze, historia wydań). Administratorem tych danych jest firma, która je wprowadziła; przetwarzamy je wyłącznie w jej imieniu i na jej polecenie, w celu świadczenia usługi.
3. Cele i podstawy przetwarzania danych
Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|
| Świadczenie usługi i prowadzenie konta użytkownika | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Obsługa zapytań i korespondencji (formularz kontaktowy) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i zapobieganie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Anonimowa statystyka odwiedzin strony (bez plików cookie i bez profilowania) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Rozliczenia i wystawianie faktur | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Wypełnianie obowiązków prawnych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
Nie prowadzimy marketingu bezpośredniego i nie profilujemy użytkowników. Korzystamy wyłącznie z anonimowej statystyki odwiedzin, która nie używa plików cookie i nie pozwala na identyfikację ani śledzenie poszczególnych osób (szczegóły w punkcie 8).
4. Rodzaje przetwarzanych danych
W ramach korzystania z serwisu przetwarzamy następujące dane:
- – dane konta użytkownika: login, nazwa wyświetlana, rola w firmie oraz przypisane budowy (do logowania służy login — nie wymagamy podawania adresu e-mail),
- – dane wprowadzane do aplikacji przez firmę korzystającą z serwisu: oznaczenia i lokalizacje kluczy, dane osób wypożyczających klucze (imię i nazwisko, numer telefonu) oraz historia wydań i zwrotów — przetwarzane w imieniu tej firmy,
- – anonimowe dane statystyczne o odwiedzinach strony: adres odwiedzonej podstrony, źródło wejścia, przybliżona lokalizacja na poziomie kraju, typ urządzenia i przeglądarki — gromadzone w formie zagregowanej, bez plików cookie i bez możliwości identyfikacji konkretnej osoby,
- – dane techniczne: adres IP oraz podstawowe informacje o przeglądarce i urządzeniu, zapisywane w logach dostawcy hostingu wyłącznie w celach bezpieczeństwa,
- – treść korespondencji przesłanej przez formularz kontaktowy: imię, adres e-mail i treść wiadomości.
Konta użytkowników zakładane są przez koordynatora firmy korzystającej z serwisu.
5. Okres przechowywania danych
- – dane konta użytkownika — przez czas posiadania konta; po jego usunięciu są kasowane,
- – dane w aplikacji (klucze, osoby wypożyczające, historia) — przez czas świadczenia usługi danej firmie lub do momentu ich usunięcia przez tę firmę,
- – logi techniczne — przez krótki okres wynikający z ustawień dostawcy hostingu, wyłącznie w celach bezpieczeństwa,
- – korespondencja — przez czas obsługi sprawy oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,
- – dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami prawa (m.in. podatkowymi).
6. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed utratą, zniszczeniem, ujawnieniem lub dostępem osób nieuprawnionych, w tym: szyfrowane połączenie (HTTPS/TLS), ścisłe rozdzielenie danych poszczególnych firm na poziomie bazy danych (każda firma ma dostęp wyłącznie do swoich danych), kontrolę dostępu opartą na rolach i przypisanych budowach, przechowywanie haseł wyłącznie w postaci zaszyfrowanej (hash) oraz ograniczenie dostępu do danych do upoważnionych osób.
7. Twoje prawa
Masz prawo do:
- – dostępu do swoich danych osobowych,
- – sprostowania nieprawidłowych danych,
- – usunięcia danych,
- – ograniczenia przetwarzania,
- – przenoszenia danych,
- – sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
- – wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Jeśli Twoje dane zostały wprowadzone do aplikacji przez firmę, z której usług korzystasz (np. jako osoba wypożyczająca klucz), z żądaniem realizacji swoich praw zwróć się w pierwszej kolejności do tej firmy — jest ona administratorem tych danych. Każde takie żądanie, które wpłynie do nas, niezwłocznie jej przekażemy.
8. Pliki cookies i pamięć przeglądarki
Używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania serwisu oraz zapamiętujących Twoje preferencje. Nie stosujemy plików analitycznych, marketingowych ani żadnych plików cookie podmiotów trzecich. Zgodnie z przepisami tego rodzaju pliki nie wymagają Twojej zgody — dlatego nie wyświetlamy okna z prośbą o jej wyrażenie, a jedynie informujemy o ich stosowaniu.
| Nazwa | Cel | Rodzaj | Okres |
|---|
| sb-…-auth-token | utrzymanie sesji zalogowanego użytkownika | niezbędny | czas sesji (odświeżany) |
| lang | zapamiętanie wybranego języka | preferencje | 1 rok |
| theme | zapamiętanie motywu (jasny / ciemny) | preferencje | 1 rok |
| construction | zapamiętanie wybranej budowy | preferencje | 1 rok |
| scan_renter_id, scan_group_id | zapamiętanie wybranej osoby wypożyczającej przy skanowaniu tagów NFC | preferencje | 1 rok |
8.1. Anonimowa statystyka odwiedzin
Do zliczania odwiedzin strony korzystamy z narzędzia Vercel Web Analytics. Nie zapisuje ono żadnych plików cookie ani trwałych identyfikatorów na Twoim urządzeniu i nie gromadzi danych pozwalających Cię zidentyfikować. Zbierane są wyłącznie zagregowane informacje: adres odwiedzonej podstrony, źródło wejścia (np. wyszukiwarka), przybliżona lokalizacja na poziomie kraju oraz typ urządzenia i przeglądarki. Ponieważ narzędzie nie przechowuje informacji na Twoim urządzeniu i nie przetwarza danych identyfikujących, jego stosowanie nie wymaga Twojej zgody. Statystyki służą nam wyłącznie do oceny popularności strony i jej ulepszania.
Dodatkowo w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) zapisujemy jedynie informację o zamknięciu paska z informacją o plikach cookie, aby nie wyświetlać go ponownie.
Możesz zarządzać plikami cookie w ustawieniach swojej przeglądarki, w tym zablokować lub usunąć już zapisane pliki. Zablokowanie plików niezbędnych uniemożliwi jednak zalogowanie się do aplikacji.
9. Odbiorcy danych
Korzystamy z usług zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie zawartych umów:
- – Vercel Inc. (USA) — hosting aplikacji oraz anonimowa statystyka odwiedzin (Vercel Web Analytics); przekazywanie danych na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub w ramach EU-US Data Privacy Framework,
- – Supabase — baza danych i uwierzytelnianie; dane przechowywane na serwerach w Londynie (Wielka Brytania — państwo objęte decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych),
- – Resend (USA) — wysyłka wiadomości z formularza kontaktowego; standardowe klauzule umowne lub EU-US Data Privacy Framework.
Dane mogą być również udostępniane organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy prawa. Nie przekazujemy danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.
10. Zmiany polityki prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności. O wszelkich istotnych zmianach poinformujemy poprzez publikację nowej wersji polityki na tej stronie wraz z datą jej ostatniej aktualizacji.
11. Kontakt w sprawie prywatności
Jeśli masz pytania dotyczące naszej polityki prywatności lub chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami na adres: kontakt@smartklucze.pl
Ostatnia aktualizacja: wrzesień 2026